Bei einer Personalakte handelt es sich um einen Ordner des Arbeitgebers/Chefs, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Arbeitsrelevante Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen, z.B.

• Personalbezogene Unterlagen wie
  • Bewerbungsunterlagen
  • Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
  • Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
  • Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen
• Vertragsbezogene Unterlagen wie
  • Arbeitsvertag
  • Erklärung über Nebenbeschäftigungen
  • Kündigungsschreiben
• Sozialversicherungsunterlagen wie
  • Sozialversicherungsausweis
  • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
• Steuerunterlagen wie
  • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
  • Lohnsteuerunterlagen
• Sonstige Unterlagen wie
  • Nachweise über Fortbildungen
  • Abmahnungen
  • Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
  • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Amtliche Urkunden als Kopie wie
  • Führerschein
  • Scheidungsurteil
  • Schwerbehindertenausweis

Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist.