Personalakte

Bei einer Personalakte handelt es sich um einen Ordner des Arbeitgebers/Chefs, in dem arbeitsrelevante Unterlagen des Arbeitnehmers gesammelt werden. Arbeitsrelevante Unterlagen betreffen die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und müssen in Zusammenhang zum Dienstverhältnis stehen, z.B.

  • Personalbezogene Unterlagen wie
    • Bewerbungsunterlagen
    • Gegebenenfalls Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
    • Arbeitszeugnisse und Leistungsbeurteilungen
    • Amtliches Führungszeugnis bei Vertrauenspositionen
  • Vertragsbezogene Unterlagen wie
    • Arbeitsvertag
    • Erklärung über Nebenbeschäftigungen
    • Kündigungsschreiben
  • Sozialversicherungsunterlagen wie
    • Sozialversicherungsausweis
    • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse
  • Steuerunterlagen wie
    • Gehalts- oder Lohnbescheinigungen
    • Lohnsteuerunterlagen
  • Sonstige Unterlagen wie
    • Nachweise über Fortbildungen
    • Abmahnungen
    • Mögliche Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
    • Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Amtliche Urkunden als Kopie wie
    • Führerschein
    • Scheidungsurteil
    • Schwerbehindertenausweis

 

Die Personalakte besteht mindestens so lange, wie ein Arbeitnehmer beim Unternehmen beschäftigt ist.